1. Objet et champ d’application
La présente politique de confidentialité décrit les traitements de données à caractère personnel réalisés par Webedia SRL (ci-après « Webedia », « nous ») dans le cadre du site webedia.be, de son formulaire de contact, de ses demandes de devis et de l’espace client (ci-après « le dashboard ») accessible depuis le site.
Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Elle s’applique à toute personne qui consulte le site, nous contacte, demande un devis ou utilise le dashboard, qu’elle agisse pour son propre compte ou pour celui d’une entreprise.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
- Webedia SRL, société à responsabilité limitée de droit belge
- Numéro d’entreprise (BCE) et TVA : BE 0771.506.524
- Siège social : avenue Louise 367, 1050 Bruxelles, Belgique
- Téléphone : +32 (0)2 899 20 48
- Contact général : contact@webedia.be
- Contact protection des données (RGPD) : privacy@webedia.be
Webedia n’a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n’étant pas obligatoire au regard de ses activités. Toute question relative à vos données peut être adressée à privacy@webedia.be.
3. Données collectées, finalités et bases légales
Nous ne collectons que les données nécessaires à chaque finalité. Le tableau ci-dessous récapitule, pour chaque traitement, les données concernées, la raison pour laquelle nous les traitons et la base juridique qui l’autorise.
| Finalité | Données traitées | Base légale |
|---|---|---|
| Répondre à une demande de contact ou de devis | Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, société, contenu du message, type de projet et budget indicatif | Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD) ; intérêt légitime à répondre aux sollicitations |
| Gérer la relation client : devis, commandes, factures, documents, suivi des projets | Identité et coordonnées professionnelles, données de facturation (numéro de TVA, adresse, IBAN le cas échéant), historique des échanges, devis et factures | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; obligations légales comptables et fiscales (art. 6.1.c RGPD) |
| Fournir et sécuriser le dashboard client | Adresse e-mail, nom, rôle, organisation, mot de passe ou lien de connexion, secret d’authentification à deux facteurs, identifiants stockés dans le coffre-fort chiffré, documents partagés | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; intérêt légitime à sécuriser nos services (art. 6.1.f RGPD) |
| Journaliser les événements de sécurité (connexions, échecs d’authentification, actions sensibles) | Adresse IP, horodatage, identifiant utilisateur, type d’événement, agent utilisateur | Intérêt légitime à prévenir et détecter les abus (art. 6.1.f RGPD) |
| Assurer le fonctionnement technique du site (hébergement, protection contre les attaques, journaux serveur) | Adresse IP, URL consultées, horodatage, agent utilisateur, codes de réponse | Intérêt légitime à faire fonctionner et protéger le site (art. 6.1.f RGPD) |
| Mesurer l’audience du site (Google Analytics 4) | Identifiants de cookies, pages consultées, source de trafic, appareil, navigateur, localisation approximative, adresse IP tronquée | Consentement (art. 6.1.a RGPD et art. 10/2 de la loi du 30 juillet 2018 ; art. 129 de la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques) |
| Identifiants de cookies, mouvements et clics, pages consultées, appareil, navigateur ; les champs de saisie sont masqués | Consentement (art. 6.1.a RGPD) | |
| Envoyer des informations commerciales à nos clients sur des services analogues | Adresse e-mail professionnelle, nom, société | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD), avec possibilité de s’opposer à tout moment |
| Répondre aux demandes d’exercice de droits et gérer les éventuels litiges | Identité, coordonnées, contenu de la demande, justificatifs | Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) ; intérêt légitime à défendre nos droits |
Les champs du formulaire de contact marqués comme obligatoires sont nécessaires pour traiter votre demande ; les autres sont facultatifs. Nous ne collectons aucune donnée dite « sensible » (origine, santé, opinions, etc.) et vous invitons à ne pas nous en transmettre.
Le site ne s’adresse pas aux mineurs de moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment de données les concernant.
4. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont traitées par le personnel habilité de Webedia, dans la limite de ce qui est nécessaire à ses missions. Elles sont également confiées aux prestataires techniques ci-dessous, qui agissent en qualité de sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD ou, pour certains, de responsables de traitement distincts, et sont liés par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité.
| Prestataire | Rôle | Pays de traitement | Garantie de transfert |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hébergement du site, du dashboard et de la base de données | Allemagne (Gunzenhausen) — Union européenne | Aucun transfert hors UE |
| Cloudflare, Inc. | Réseau de diffusion de contenu (CDN), protection DNS et anti-attaques, chargement des balises Google | Réseau mondial ; société établie aux États-Unis | Clauses contractuelles types de la Commission européenne et certification Data Privacy Framework (DPF) |
| Resend, Inc. | Envoi des e-mails transactionnels (accusés de réception du formulaire de contact, notifications) | États-Unis | Certification Data Privacy Framework (DPF) et clauses contractuelles types |
| Google Ireland Ltd (Google Tag Manager, Google Analytics 4) | Gestion des balises et mesure d’audience — uniquement après votre consentement | Irlande — Union européenne, avec transferts vers Google LLC (États-Unis) | Certification Data Privacy Framework (DPF) et clauses contractuelles types |
| Enregistrement de sessions et cartes de chaleur — uniquement après votre consentement | Irlande — Union européenne, avec transferts vers Microsoft Corporation (États-Unis) | Certification Data Privacy Framework (DPF) et clauses contractuelles types |
Vos données peuvent en outre être communiquées à nos conseils (comptable, avocat), aux établissements bancaires pour le traitement des paiements et aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi nous y oblige.
Webedia ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers.
5. Transferts hors de l’Union européenne
Le site et le dashboard sont hébergés dans l’Union européenne. Certains prestataires mentionnés à la section 4 sont toutefois établis aux États-Unis ou y transfèrent des données.
Ces transferts reposent sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), auquel ces prestataires ont adhéré, complétée par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914) et, le cas échéant, par des mesures supplémentaires (chiffrement en transit, pseudonymisation, minimisation).
Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à privacy@webedia.be.
6. Durées de conservation
Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis nous les supprimons ou les anonymisons.
- Prospects (formulaire de contact, demande de devis non suivie d’un contrat) : 3 ans à compter du dernier contact de votre part.
- Clients et pièces comptables (devis acceptés, factures, documents contractuels) : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné, conformément aux obligations comptables et fiscales belges.
- Comptes du dashboard client : pendant toute la durée de la relation contractuelle ; à la fin de celle-ci ou à la suppression du compte, les données de compte sont anonymisées, à l’exception des pièces soumises à l’obligation comptable ci-dessus.
- Journaux techniques et journal de sécurité : 12 mois.
- Cookie de consentement (wb_consent) : 6 mois ; votre choix vous est ensuite redemandé.
- Cookies de mesure d’audience (Google Analytics 4) : jusqu’à 13 mois ; les données d’audience agrégées sont conservées 14 mois dans Google Analytics.
- Demandes d’exercice de droits : 5 ans à compter de la réponse, afin de pouvoir justifier du traitement de la demande.
8. Espace client (dashboard)
Le dashboard permet à nos clients et aux membres de leur organisation de consulter leurs devis, factures, documents, statistiques de site et historique de modifications, de nous adresser des demandes et de stocker des identifiants dans un coffre-fort.
Les données qu’il contient sont traitées pour l’exécution du contrat qui nous lie à votre organisation. Les comptes sont créés sur invitation ; la connexion s’effectue par lien magique envoyé par e-mail ou par compte Google, avec une authentification à deux facteurs (TOTP) optionnelle.
Les identifiants déposés dans le coffre-fort sont chiffrés (AES-256-GCM) avant d’être enregistrés ; seuls les membres autorisés de votre organisation et les administrateurs de Webedia, dans le cadre du support, peuvent y accéder.
Un journal de sécurité enregistre les connexions, les échecs d’authentification et les actions sensibles (adresse IP, horodatage, identifiant) ; il est conservé 12 mois et sert exclusivement à détecter les abus et à vous protéger.
9. Sécurité
Webedia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’accès non autorisé, l’altération ou la divulgation :
- chiffrement des communications (HTTPS/TLS) sur l’ensemble du site et du dashboard ;
- hébergement dans l’Union européenne chez un prestataire certifié ISO 27001, derrière un pare-feu applicatif et une protection anti-DDoS ;
- chiffrement des secrets du coffre-fort, hachage des jetons d’authentification, authentification à deux facteurs ;
- limitation des accès aux seules personnes habilitées, journalisation des accès sensibles ;
- sauvegardes régulières et chiffrées de la base de données ;
- mises à jour de sécurité et audits périodiques du code et de l’infrastructure.
En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais et notifierons l’Autorité de protection des données conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.
10. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie ;
- Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l’effacement : obtenir la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
- Droit à la limitation : demander le gel temporaire d’un traitement ;
- Droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé ;
- Droit d’opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, et à tout moment aux traitements à des fins de prospection ;
- Droit de retirer votre consentement à tout moment, notamment via le lien « Cookies » du pied de page, sans que cela n’affecte la licéité des traitements antérieurs ;
- Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (voir section 12).
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à privacy@webedia.be ou par courrier à Webedia SRL, avenue Louise 367, 1050 Bruxelles. Afin de protéger vos données, nous pourrons vous demander de justifier de votre identité. Nous vous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe, auquel cas vous en serez informé.
L’exercice de vos droits est gratuit, sauf demandes manifestement infondées ou excessives.
11. Suppression de votre compte
Si vous disposez d’un compte sur le dashboard, vous pouvez en demander la suppression à tout moment :
- depuis le dashboard, rubrique Réglages, bouton « Supprimer mon compte » ;
- ou par e-mail à privacy@webedia.be depuis l’adresse associée à votre compte.
Nous traitons la demande dans un délai d’un mois. Vos données de compte sont alors anonymisées ; les devis, factures et autres pièces comptables sont conservés pendant la durée légale indiquée à la section 6, puis supprimés. Si votre compte est le dernier compte propriétaire d’une organisation cliente, nous vous contacterons au préalable pour organiser la continuité de l’accès aux documents de celle-ci.
12. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle
Si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) :
- Autorité de protection des données
- Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
- www.autoriteprotectiondonnees.be
- contact@apd-gba.be
Nous vous invitons néanmoins à nous contacter au préalable à privacy@webedia.be : la plupart des questions trouvent une réponse rapide.
Si vous résidez dans un autre État membre de l’Union européenne, vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.
13. Liens vers des sites tiers
Le site peut contenir des liens vers des sites tiers (réseaux sociaux, sites de nos clients, outils partenaires). Webedia n’exerce aucun contrôle sur ces sites et n’est pas responsable de leurs pratiques en matière de données personnelles. Nous vous invitons à consulter leur propre politique de confidentialité.
14. Mise à jour de la présente politique
Nous pouvons modifier la présente politique pour tenir compte des évolutions légales, techniques ou de nos services. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, identifiée par son numéro de version et sa date de mise à jour. En cas de modification substantielle, les utilisateurs du dashboard en seront informés par e-mail ou par une notification dans leur espace.
Version 2.0 — dernière mise à jour le 27 octobre 2026. Cette version remplace la politique publiée en janvier 2026.
15. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles : privacy@webedia.be — Webedia SRL, avenue Louise 367, 1050 Bruxelles, Belgique — +32 (0)2 899 20 48.
Nos mentions légales et nos conditions générales de vente complètent la présente politique.