1. Doel en toepassingsgebied
Dit privacybeleid beschrijft de verwerkingen van persoonsgegevens die Webedia SRL (hierna „Webedia”, „wij”) uitvoert in het kader van de website webedia.be, het contactformulier, de offerteaanvragen en de klantenzone (hierna „het dashboard”) die via de website toegankelijk is.
Het is opgesteld in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Het geldt voor iedereen die de website raadpleegt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of het dashboard gebruikt, ongeacht of dit in eigen naam of namens een onderneming gebeurt.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is:
- Webedia SRL, besloten vennootschap naar Belgisch recht
- Ondernemingsnummer (KBO) en btw: BE 0771.506.524
- Maatschappelijke zetel: Louizalaan 367, 1050 Brussel, België
- Telefoon: +32 (0)2 899 20 48
- Algemeen contact: contact@webedia.be
- Contact gegevensbescherming (AVG): privacy@webedia.be
Webedia heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, aangezien dit gelet op haar activiteiten niet verplicht is. Vragen over uw gegevens kunt u richten aan privacy@webedia.be.
3. Verzamelde gegevens, doeleinden en rechtsgronden
Wij verzamelen enkel de gegevens die voor elk doeleinde noodzakelijk zijn. Onderstaande tabel geeft per verwerking een overzicht van de betrokken gegevens, de reden waarom wij ze verwerken en de rechtsgrond die dit toelaat.
| Doeleinde | Verwerkte gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Beantwoorden van een contact- of offerteaanvraag | Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, inhoud van het bericht, type project en indicatief budget | Precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG); gerechtvaardigd belang om op verzoeken te antwoorden |
| Beheer van de klantrelatie: offertes, bestellingen, facturen, documenten, projectopvolging | Identiteit en professionele contactgegevens, facturatiegegevens (btw-nummer, adres, in voorkomend geval IBAN), historiek van de uitwisselingen, offertes en facturen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG); wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c AVG) |
| Aanbieden en beveiligen van het klantendashboard | E-mailadres, naam, rol, organisatie, wachtwoord of inloglink, geheime sleutel voor tweestapsverificatie, inloggegevens bewaard in de versleutelde kluis, gedeelde documenten | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG); gerechtvaardigd belang om onze diensten te beveiligen (art. 6.1.f AVG) |
| Registreren van beveiligingsgebeurtenissen (aanmeldingen, mislukte authenticaties, gevoelige handelingen) | IP-adres, tijdstip, gebruikersidentificatie, type gebeurtenis, user agent | Gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen en op te sporen (art. 6.1.f AVG) |
| Technische werking van de website (hosting, bescherming tegen aanvallen, serverlogs) | IP-adres, bezochte URL’s, tijdstip, user agent, antwoordcodes | Gerechtvaardigd belang om de website te laten werken en te beschermen (art. 6.1.f AVG) |
| Meten van het websitebezoek (Google Analytics 4) | Cookie-identificatoren, bezochte pagina’s, verkeersbron, toestel, browser, benaderende locatie, ingekort IP-adres | Toestemming (art. 6.1.a AVG en art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018; art. 129 van de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie) |
| Cookie-identificatoren, muisbewegingen en klikken, bezochte pagina’s, toestel, browser; invoervelden worden gemaskeerd | Toestemming (art. 6.1.a AVG) | |
| Versturen van commerciële informatie aan onze klanten over gelijkaardige diensten | Professioneel e-mailadres, naam, bedrijf | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), met de mogelijkheid om zich te allen tijde te verzetten |
| Beantwoorden van verzoeken tot uitoefening van rechten en beheer van eventuele geschillen | Identiteit, contactgegevens, inhoud van het verzoek, bewijsstukken | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG); gerechtvaardigd belang om onze rechten te verdedigen |
De als verplicht aangeduide velden van het contactformulier zijn nodig om uw aanvraag te behandelen; de overige velden zijn facultatief. Wij verzamelen geen zogenaamde „gevoelige” gegevens (afkomst, gezondheid, overtuigingen, enz.) en verzoeken u om ons die niet te bezorgen.
De website is niet gericht op minderjarigen jonger dan 16 jaar en wij verzamelen niet bewust gegevens over hen.
4. Ontvangers en verwerkers
Uw gegevens worden verwerkt door het daartoe gemachtigde personeel van Webedia, voor zover dat voor hun taken noodzakelijk is. Ze worden eveneens toevertrouwd aan onderstaande technische dienstverleners, die optreden als verwerker in de zin van artikel 28 AVG of, voor sommigen, als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, en die gebonden zijn door contractuele verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en beveiliging.
| Dienstverlener | Rol | Land van verwerking | Doorgiftewaarborg |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de website, het dashboard en de databank | Duitsland (Gunzenhausen) — Europese Unie | Geen doorgifte buiten de EU |
| Cloudflare, Inc. | Content delivery network (CDN), DNS-bescherming en bescherming tegen aanvallen, laden van de Google-tags | Wereldwijd netwerk; vennootschap gevestigd in de Verenigde Staten | Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en certificering onder het Data Privacy Framework (DPF) |
| Resend, Inc. | Verzending van transactionele e-mails (ontvangstbevestigingen van het contactformulier, meldingen) | Verenigde Staten | Certificering onder het Data Privacy Framework (DPF) en standaardcontractbepalingen |
| Google Ireland Ltd (Google Tag Manager, Google Analytics 4) | Tagbeheer en bezoekersmeting — uitsluitend na uw toestemming | Ierland — Europese Unie, met doorgiften naar Google LLC (Verenigde Staten) | Certificering onder het Data Privacy Framework (DPF) en standaardcontractbepalingen |
| Sessieopnames en heatmaps — uitsluitend na uw toestemming | Ierland — Europese Unie, met doorgiften naar Microsoft Corporation (Verenigde Staten) | Certificering onder het Data Privacy Framework (DPF) en standaardcontractbepalingen |
Uw gegevens kunnen bovendien worden meegedeeld aan onze adviseurs (boekhouder, advocaat), aan bankinstellingen voor de verwerking van betalingen en aan administratieve of gerechtelijke overheden wanneer de wet ons daartoe verplicht.
Webedia verkoopt of verhuurt uw persoonsgegevens niet aan derden.
5. Doorgiften buiten de Europese Unie
De website en het dashboard worden gehost in de Europese Unie. Sommige in rubriek 4 vermelde dienstverleners zijn evenwel gevestigd in de Verenigde Staten of geven daar gegevens aan door.
Deze doorgiften steunen op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 betreffende het kader voor gegevensbescherming EU–VS (Data Privacy Framework), waarbij deze dienstverleners zich hebben aangesloten, aangevuld met de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (besluit 2021/914) en, in voorkomend geval, met aanvullende maatregelen (versleuteling tijdens het transport, pseudonimisering, minimalisering).
U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen verkrijgen door te schrijven naar privacy@webedia.be.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens enkel zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld; daarna worden ze gewist of geanonimiseerd.
- Prospecten (contactformulier, offerteaanvraag zonder daaropvolgende overeenkomst): 3 jaar vanaf uw laatste contact.
- Klanten en boekhoudkundige stukken (aanvaarde offertes, facturen, contractuele documenten): 10 jaar vanaf de afsluiting van het betrokken boekjaar, overeenkomstig de Belgische boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
- Accounts op het klantendashboard: gedurende de volledige looptijd van de contractuele relatie; bij het einde ervan of bij verwijdering van de account worden de accountgegevens geanonimiseerd, met uitzondering van de stukken die onder bovenstaande boekhoudkundige bewaarplicht vallen.
- Technische logs en beveiligingslogboek: 12 maanden.
- Toestemmingscookie (wb_consent): 6 maanden; daarna wordt uw keuze opnieuw gevraagd.
- Cookies voor bezoekersmeting (Google Analytics 4): tot 13 maanden; de geaggregeerde bezoekersgegevens worden 14 maanden in Google Analytics bewaard.
- Verzoeken tot uitoefening van rechten: 5 jaar vanaf het antwoord, om de behandeling van het verzoek te kunnen aantonen.
8. Klantenzone (dashboard)
Via het dashboard kunnen onze klanten en de leden van hun organisatie hun offertes, facturen, documenten, websitestatistieken en wijzigingshistoriek raadplegen, ons verzoeken sturen en inloggegevens in een kluis bewaren.
De gegevens die het bevat, worden verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en uw organisatie. Accounts worden op uitnodiging aangemaakt; aanmelden gebeurt via een per e-mail verstuurde magische link of via een Google-account, met optionele tweestapsverificatie (TOTP).
De in de kluis bewaarde inloggegevens worden versleuteld (AES-256-GCM) voordat ze worden opgeslagen; enkel de gemachtigde leden van uw organisatie en de beheerders van Webedia, in het kader van de ondersteuning, hebben er toegang toe.
Een beveiligingslogboek registreert aanmeldingen, mislukte authenticaties en gevoelige handelingen (IP-adres, tijdstip, identificatie); het wordt 12 maanden bewaard en dient uitsluitend om misbruik op te sporen en u te beschermen.
9. Beveiliging
Webedia neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of bekendmaking:
- versleuteling van de communicatie (HTTPS/TLS) op de volledige website en het dashboard;
- hosting in de Europese Unie bij een ISO 27001-gecertificeerde dienstverlener, achter een webapplicatiefirewall en een anti-DDoS-bescherming;
- versleuteling van de geheimen in de kluis, hashing van authenticatietokens, tweestapsverificatie;
- toegang beperkt tot de gemachtigde personen, registratie van gevoelige toegangen;
- regelmatige en versleutelde back-ups van de databank;
- beveiligingsupdates en periodieke audits van de code en de infrastructuur.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die waarschijnlijk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden inhoudt, brengen wij u zo snel mogelijk op de hoogte en melden wij dit aan de Gegevensbeschermingsautoriteit overeenkomstig de artikelen 33 en 34 AVG.
10. Uw rechten
Overeenkomstig de artikelen 15 tot 22 AVG beschikt u over de volgende rechten:
- Recht op inzage: bevestiging krijgen dat uw gegevens worden verwerkt en er een kopie van ontvangen;
- Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
- Recht op gegevenswissing: de verwijdering van uw gegevens verkrijgen, onder voorbehoud van onze wettelijke bewaarplichten;
- Recht op beperking van de verwerking: de tijdelijke bevriezing van een verwerking vragen;
- Recht op overdraagbaarheid: de gegevens die u ons hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat;
- Recht van bezwaar: zich om redenen die verband houden met uw specifieke situatie verzetten tegen verwerkingen op grond van het gerechtvaardigd belang, en zich te allen tijde verzetten tegen verwerkingen voor prospectiedoeleinden;
- Recht om uw toestemming in te trekken, op elk moment, onder meer via de link „Cookies” in de voettekst, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen;
- Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (zie rubriek 12).
Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar privacy@webedia.be of per post naar Webedia SRL, Louizalaan 367, 1050 Brussel. Om uw gegevens te beschermen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij antwoorden binnen een maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan u op de hoogte wordt gebracht.
De uitoefening van uw rechten is kosteloos, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.
11. Verwijdering van uw account
Als u een account op het dashboard hebt, kunt u op elk moment de verwijdering ervan vragen:
- via het dashboard, rubriek Instellingen, knop „Mijn account verwijderen”;
- of per e-mail naar privacy@webedia.be vanaf het adres dat aan uw account is gekoppeld.
Wij behandelen het verzoek binnen een maand. Uw accountgegevens worden dan geanonimiseerd; offertes, facturen en andere boekhoudkundige stukken worden bewaard gedurende de wettelijke termijn vermeld in rubriek 6 en daarna verwijderd. Als uw account de laatste eigenaarsaccount van een klantorganisatie is, nemen wij vooraf contact met u op om de continuïteit van de toegang tot haar documenten te regelen.
12. Klacht bij de toezichthoudende autoriteit
Als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de regelgeving, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
- Gegevensbeschermingsautoriteit
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
- contact@apd-gba.be
Wij nodigen u evenwel uit om eerst contact met ons op te nemen via privacy@webedia.be: de meeste vragen worden snel beantwoord.
Als u in een andere lidstaat van de Europese Unie woont, kunt u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit van uw woonland.
13. Links naar websites van derden
De website kan links bevatten naar websites van derden (sociale netwerken, websites van onze klanten, partnertools). Webedia heeft geen controle over deze websites en is niet verantwoordelijk voor hun praktijken inzake persoonsgegevens. Wij raden u aan hun eigen privacybeleid te raadplegen.
14. Wijziging van dit beleid
Wij kunnen dit beleid wijzigen om rekening te houden met wettelijke of technische ontwikkelingen of met wijzigingen in onze diensten. De geldende versie is steeds de versie die op deze pagina is gepubliceerd en die wordt aangeduid met haar versienummer en datum van bijwerking. Bij een wezenlijke wijziging worden de gebruikers van het dashboard per e-mail of via een melding in hun zone op de hoogte gebracht.
Versie 2.0 — laatst bijgewerkt op 27 oktober 2026. Deze versie vervangt het beleid dat in januari 2026 werd gepubliceerd.
15. Contact
Voor elke vraag over dit beleid of over uw persoonsgegevens: privacy@webedia.be — Webedia SRL, Louizalaan 367, 1050 Brussel, België — +32 (0)2 899 20 48.
Onze juridische vermeldingen en onze algemene verkoopvoorwaarden (enkel in het Frans beschikbaar) vullen dit beleid aan.