Sinds 1 januari 2026 is een pdf-factuur per e-mail naar een andere Belgische onderneming niet langer conform. Gestructureerde elektronische facturatie via het Peppol-netwerk is verplicht geworden voor bijna alle btw-plichtigen, en sinds het einde van de gedoogperiode vallen er boetes. Goed nieuws: een van de eenvoudigste (en goedkoopste) antwoorden op deze Belgische verplichting is software... van eigen bodem.
De essentie in 30 seconden
- Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen zijn, uitgewisseld via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail telt niet meer.
- De gedoogperiode is afgelopen sinds 7 april 2026 ; de boetes lopen van 1.500 tot 5.000 euro per inbreuk.
- Hermes, de gratis overheidsoplossing, is eind 2025 stopgezet : u moet nu via een privaat toegangspunt werken.
- Odoo bevat een gratis en onbeperkt Peppol-toegangspunt, ook in het gratis One App-abonnement.
- Kleine ondernemingen kunnen tot 2027 120 % van hun conformiteitskosten aftrekken.
Sinds 1 januari 2026 volstaat een pdf per e-mail niet meer
Het kader staat in de wet van 6 februari 2024 en het uitvoeringsbesluit van 8 juli 2025: tussen Belgische btw-plichtigen moet de factuur een gestructureerd elektronisch bestand zijn conform de Europese norm EN 16931 (Peppol BIS-formaat), verzonden via het Peppol-netwerk. Dat betekent: rechtstreeks uitgewisseld tussen de software van beide ondernemingen, zonder menselijke tussenkomst. Een papieren factuur of een gewone pdf per e-mail heeft in B2B geen waarde meer als conforme factuur.
Helemaal nieuw is het principe niet: voor overheidsopdrachten (B2G) geldt e-facturatie al sinds maart 2024. Op 1 januari 2026 werd die logica gewoon uitgebreid naar alle transacties tussen ondernemingen.
Wie valt eronder, wie is vrijgesteld?
De regel is breed: alle Belgische ondernemingen met een actief btw-nummer zijn betrokken, ongeacht hun grootte, inclusief kleine ondernemingen onder de btw-vrijstellingsregeling (omzet onder 25.000 euro) en landbouwers onder de bijzondere regeling, minstens voor de ontvangst van facturen.
De uitzonderingen zijn beperkt:
- ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het btw-wetboek (medische, sociale, culturele sector...);
- buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België;
- ondernemingen in faillissement;
- forfaitaire belastingplichtigen, met uitstel tot 1 januari 2028;
- verkopen aan particulieren (B2C), waarvoor gestructureerde facturatie niet verplicht is.
De boetes zijn actief
De administratie hanteerde een gedoogperiode tijdens de eerste drie maanden van 2026, voorbehouden aan ondernemingen die redelijke inspanningen konden aantonen. Die periode is officieel afgesloten sinds 7 april 2026. Sindsdien stelt niet-naleving u bloot aan forfaitaire boetes: 1.500 euro bij een eerste inbreuk, 3.000 euro bij een tweede, 5.000 euro per volgende inbreuk.
Hermes is gestopt: geen gratis vangnet meer
Tot eind 2025 bood de overheid Hermes aan, een gratis doorgeefluik dat Peppol-facturen omzette naar pdf voor ondernemingen die nog niet uitgerust waren. Hermes werd midden december 2025 stopgezet (de archieven bleven raadpleegbaar tot 31 maart 2026). Met andere woorden: in 2026 bestaat er geen publieke noodoplossing meer. Elke onderneming moet via een privaat toegangspunt op het Peppol-netwerk aangesloten zijn.
Peppol eenvoudig uitgelegd
Peppol is geen software, het is een gestandaardiseerd uitwisselingsnetwerk. De eenvoudigste vergelijking is het e-mail- of telefoonnetwerk: elke onderneming kiest haar operator (een geaccrediteerd « toegangspunt »), en alle operatoren zijn onderling verbonden. Het maakt niet uit bij welke aanbieder uw klant zit: de facturen stromen van de ene software naar de andere, in een formaat dat alle machines begrijpen.
Het netwerk ontstond in 2008 als proefproject gefinancierd door de Europese Commissie en wordt sinds 2012 beheerd door OpenPeppol, een internationale vzw... naar Belgisch recht, gevestigd in Brussel. De verplichting is Belgisch, het netwerk is het gedeeltelijk ook.
Odoo: het gratis en onbeperkte Peppol-toegangspunt
Hier maakt Odoo het verschil. Waar de meeste aanbieders per abonnement of per verzonden document aanrekenen, is Odoo zelf een gecertificeerd Peppol-toegangspunt (en SMP), sinds Odoo 17 (eind 2023) native ingebouwd in de software: elektronische facturen verzenden en ontvangen is er gratis en onbeperkt, ook in de Community-editie.
De activering in de praktijk
In de app Facturatie of Boekhouding vult u enkele velden in: land, ondernemingsnummer (KBO/btw), e-mailadres en telefoonnummer. Volgens de officiële documentatie is de activering binnen ongeveer een dag een feit. Odoo ondersteunt de vereiste formaten, waaronder Peppol BIS Billing 3.0, het formaat dat België oplegt. Uw uitgaande facturen vertrekken daarna rechtstreeks het netwerk op, en leveranciersfacturen komen vanzelf in uw boekhouding terecht.
Wat kost het echt?
- One App Free: 0 euro, één app naar keuze (bijvoorbeeld Facturatie), onbeperkt aantal gebruikers. Voldoende om Peppol-conform te zijn;
- Standard: 24,90 euro per gebruiker per maand (jaarfacturatie), met alle Odoo-apps (boekhouding, CRM, website, voorraad...);
- Custom: 37,40 euro per gebruiker per maand, voor gevorderde noden (Studio, multi-vennootschap, API).
Officiële tarieven, opgetekend in augustus 2026, hosting en support inbegrepen. Voor een zelfstandige wiens enige dringende nood « in orde zijn met Peppol » is, dekt het gratis abonnement het essentiële. Dat is zeldzaam genoeg in het softwarelandschap om het te benadrukken.
De beperkingen die u moet kennen
- de Peppol-registratie via Odoo is beperkt tot een lijst van landen (België hoort er uiteraard bij);
- een onderneming kan maar via één toegangspunt tegelijk op het netwerk aangesloten zijn: bent u al elders geregistreerd, dan moet u migreren;
- op oudere Odoo-versies (16 en vroeger) of sterk gepersonaliseerde installaties op eigen servers moet de beschikbaarheid geval per geval bekeken worden;
- conformiteit stopt niet bij de tool: correcte klantgegevens (KBO/btw-nummers), interne validatieprocessen en archivering blijven uw verantwoordelijkheid.
Trouwens: Odoo is Belgisch
Opgericht door Fabien Pinckaers begin jaren 2000 onder de naam TinyERP en sinds 2014 Odoo, is het vandaag een van de mooiste technologiesuccessen van het land: hoofdzetel in Grand-Rosière (Waals-Brabant), een waardering van meer dan 7 miljard euro (januari 2026), meer dan 170.000 klanten, ongeveer 28 miljoen gebruikers en zo'n 8.000 werknemers, van wie meer dan 1.500 in België. Voor een Belgische fiscale verplichting is er moeilijk een kortere keten denkbaar dan een Waalse ERP op een netwerk dat vanuit Brussel wordt beheerd.
Het fiscale duwtje dat weinigen benutten
De overstap wordt gedeeltelijk gesubsidieerd via de fiscaliteit. Twee federale maatregelen begeleiden de verplichting:
- een verhoogde aftrek van 120 % (aanslagjaren 2024 tot 2027) voor kleine ondernemingen en zelfstandigen, op abonnementen voor facturatiesoftware en consultancykosten die rechtstreeks met e-facturatie te maken hebben: elke uitgegeven euro levert 1,20 euro aftrek op;
- een investeringsaftrek voor digitale investeringen van 20 % sinds 1 januari 2025 op geactiveerde investeringen in elektronische facturatie.
De aftrek van 120 % loopt af eind 2027: zit een softwaremigratie in uw plannen, dan is het fiscaal ideale moment nu.
2028: Peppol was maar stap 1
Op 18 juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed dat vanaf 1 januari 2028 een btw-e-reporting in bijna-realtime zou invoeren: elke factuur zou automatisch aan de fiscus worden gerapporteerd via het Peppol-netwerk (het zogenaamde « 5 corner »-model), zowel aan leverancierszijde als aan klantzijde. In ruil zou de jaarlijkse klantenlisting verdwijnen. De tekst moet nog door het parlement (publicatie verwacht in het najaar van 2026), maar de richting is duidelijk, en België zou zo twee jaar voorlopen op de Europese ViDA-kalender (2030).
Praktisch gevolg: wie vandaag investeert in een facturatie die native Peppol spreekt, bereidt zich meteen voor op 2028, zonder nieuwe migratie.
Onze ervaring op het terrein
Bij Webedia begeleiden we Belgische kmo's in deze overgang: audit van de Peppol-situatie, configuratie van Odoo (facturatie, boekhouding, KBO/btw-gegevens), overname van de gegevens uit het oude facturatieprogramma en opleiding van de teams. Zo migreerden we bijvoorbeeld Simelec Pro van WordPress naar Odoo: website en beheer verenigd in één tool. Het is trouwens een huisovertuiging: voor veel kmo's is een website of webshop rechtstreeks in Odoo, verbonden met CRM, voorraad en Peppol-facturatie, coherenter dan een stapel losse tools. Wij bouwen zulke projecten van a tot z.
Weet u niet of uw facturatie conform is, of twijfelt u tussen uw huidige tool behouden en centraliseren in Odoo? Praat erover met ons: een eerlijke stand van zaken duurt minder dan een uur. Onze digitale consultancy behandelt precies dit soort beslissingen.
FAQ
Is een pdf-factuur per e-mail nog geldig?
Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen niet meer: sinds 1 januari 2026 is enkel de gestructureerde elektronische factuur via Peppol conform. Naar particulieren (B2C) blijft een pdf mogelijk, net als voor intern gebruik.
Ben ik vrijgesteld van elektronische facturatie?
Alleen in beperkte gevallen: uitsluitend handelingen vrijgesteld door artikel 44, buitenlandse btw-plichtige zonder vaste inrichting, onderneming in faillissement, of forfaitaire regeling (uitstel tot 1 januari 2028). De btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (onder 25.000 euro) stelt u niet vrij.
Welke boetes riskeer ik bij niet-naleving?
1.500 euro bij een eerste inbreuk, 3.000 euro bij een tweede, 5.000 euro per volgende inbreuk. De gedoogperiode is afgesloten sinds 7 april 2026.
Is Peppol echt gratis met Odoo?
Ja: Odoo is zijn eigen Peppol-toegangspunt en rekent niets aan per document, ook niet in het gratis One App-abonnement (app Facturatie, onbeperkt aantal gebruikers). U betaalt enkel als u meerdere apps wil (Standard-abonnement aan 24,90 euro per gebruiker per maand).
Moet ik mijn hele systeem vervangen om conform te zijn?
Nee. De conformiteit vereist enkel een Peppol-toegangspunt: via uw huidige boekhoudsoftware als die het aanbiedt, via een gespecialiseerde dienstverlener, of via Odoo als losse app. Facturatie, boekhouding en website centraliseren in één tool is een efficiëntiekeuze, geen wettelijke verplichting.
Bronnen
- efactuur.belgium.be: officieel federaal portaal voor elektronische facturatie (verplichting, vrijstellingen, einde gedoogperiode op 7 april 2026)
- FOD Financiën: e-facturatie
- Officiële Odoo 19-documentatie: elektronische facturatie en Peppol
- Odoo: Electronic invoicing in Belgium
- Odoo: officiële tarieven (opgetekend op 7 augustus 2026)
- OpenPeppol: About
- AVP: waardering van Odoo boven 7 miljard euro (januari 2026)
Artikel geschreven in augustus 2026. De regelgeving evolueert (e-reporting 2028 in behandeling): de juridische informatie en tarieven zijn deze die op publicatiedatum werden gecontroleerd.